No. Surat  :  B.001/NamaPT_GTPK/24
Perihal       :  Rencana Kegiatan Gathering
Lampiran  :  1. Proposal Event 
                           2. Photo venue dan aktivitas.

Kepada yth,
Bapak/Ibu_______
di 
        t e m p a t

Dengan hormat

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada Highland Experience Indonesia atas kesediaan ibu/bapak _______ guna merencanakan kegiatan Gathering di Venue Pondok Kapilih Pancawati Bogor. 

Anggaran biaya untuk kegiatan dengan jumah peserta sebanyak 30 orang ini sebesar  Rp. 00.000.000,- (—rupiah)  atau setara dengan Rp. 895.000,- per pax-nya (delapanratus sembilanpuluh limaribu rupiah per orang). Pembiayaan termaktub sudah termasuk :

 

 

– Outbound Program 1 Hari
– Akomodasi 2H1M (fullboard)

Dan, sebagai alternatif pilihan, kami lampirkan program gathering yang kegiatannya dilaksanakan pada Venue kami yaitu di Highland Camp yang berlokasi di Puncak – Bogor. 

Besar harapan kami agar kegiatan PT _________ dapat terlaksana di Pondok Kapilih dengan Highland Experience sebagai pelaksana kegiatannya dan sesuai dengan jadwal yang sudah dan atau sedang direncanakan.

Terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya

Bogor, 12 Mei 2024
Hormat Kami,

M. Miqdad
Div. HEXs Indonesia

Prakata

Highland Experience yang lebih populer dengan akronim HEXs Indonesia merupakan divisi Highland Indonesia Group yang berfokus membidangi program Pelatihan dan Pengembangan Sumberdaya manusia dengan Experiential Learning sebagai metodelogi nya, serta event – event gathering / outing berbasis outbound dan adventure, divisi lainnya  adalah Highland Camp dan Highland Adventure.

Event-event Highland Experience Indonesia kegiatannya diselenggarakan di Highland Camp yang menjadi venue kami dan/atau lokasi rekanan kami di Puncak, Pancawati, Bogor, Sentul, dan Sukabumi, yang meliputi resort, hotel, cottage, atau kompleks per villa-an.

Dalam proposal ini, kami merancang program gathering dengan kegiatan recreational outbound yang kegiatannya akan diselenggarakan di Pondok Kapilih, Pancawati untuk PT. _________ dengan tema ‘Grow together with harmony’ (untuk didiskusikan).

Lembaga Training di Indonesia
pelatihan dan pengembangan sdm
Hexs Indonesia
tempat gathering di puncak bogor

Overview

NOMOR : GTPK-2D1N.24
KLIEN : PT. ______________
CP   : Mr/s. ______
Telp : 0811-140-669
DURASI : 2D1N / 12-13 Mei 2024
LOKASI : Pondok Kapilih
FASILITAS : Creative program Outbound 1 Hari
Venue Menginap 2H1M
Konsumsi 3 x Makan
Coffe Break 2 x
Peralatan Kegiatan
Banner kegiatan (standar)
Medical support
Dokumentasi Photo
PARTISIPAN : 30 pax
INVESTASI : Rp.  00.000.000,- atau RP. 895.000,- /pax

Obyektif

  1. Meningkatkan kerjasama dan kebersamaan;
  2. Menghadirkan suasana yang menyenangkan dan nyaman dengan berbagai permainan outbound dan petualangan, sehingga suasana ini berpengaruh positif pada aktifitas kerja sekembalinya dari berkegiatan.
outdoor training

Alur Kegiatan

Hari Waktu Aktivitas
D1
OUTBOUND		 08.30 – 16.30 Opening and Ice breaking
Competition games
Simulation games
Final project
General Review
D1
NIGHT SESSION		 19.00 – 22.00 Performance
Internal session
D2
Rafting
(paket tambahan)		 11.00 – 15.00 Ice breaking
Rafting
Closing

Paket gathering dengan muatan ‘one day recreational outbound’ akan dimulai pada pukul 08.30 atau setibanya peserta di Pondok Kapilih dengan alih otoritas dan doa yang akan menjadi pendanda awal dimulainya kegiatan gathering.

Setelahnya, kegiatan dilanjutkan dengan Ice Breaking. Ice breaking merupakan kegiatan yang mengajak peserta untuk melakukan pemanasan dan mencairkan kekakuan baik antar peserta maupun dengan para instruktur kegiatan. Kegiatan ini akan menumbuhkan rasa kegembiraan dan semangat positif untuk berpartisipasi aktif. Bentuknya berupa permainan kelompok besar maupun kecil yang ringan, fun dengan skala resiko (fisik-mental) yang rendah. Ice breaking berdurasi sekitar 60 menit.

Pada pukul 09.30 para peserta akan dihadapkan pada satu tantangan secara individual, dimana setiap orang mempuyai kesempatan untuk menentukan dirinya sendiri, seperti pengambilan keputusan, pengelolaan diri serta reaksi dalam menghadapi satu tekanan meskipun secara perorangan tetapi akan mempengaruhi kontribusi kepada kelompoknya. Sesi ini disebut Games simulasi dengan permainan-permainnya seperti folding map, this orde oktofus, alkatras, stapping, take the ball dan lainnya. Kegiatan ini berlangsung sampai waktu Ishoma.

Setelah selesai Ishoma dan cek in room, peserta kembali akan melanjutkan sesi games simulasi, sehingga berakhir pada pukul 14.00.  Pada jam 14.00 sd 05.30, peserta akan diajak untuk berkompetisi antar group, bersimulasi akan adanya kompetisi atau persaingan dimana akan tercipta daya kerja tim agar memenangkan kompetisi. Sesi games simulasi dan game kompetisi akan diakhiri dengan menikmati cofee break selama setengah jam, setelahnya dilanjutkan dengan final project.

Final Project merupakan sebuah simulasi yang dilakukan oleh seluruh peserta pada akhir program untuk mengaktualisasikan sebuah kebersamaan. Kegiatan akhir yang akan membantu peserta dalam membuat suatu rangkuman kegiatan agar dapat menemukan nilai-nilai belajar yang dapat terinternalisasi sacara sadar akal dan sikap sebagai suatu kebiasaan positif baik secara individu maupun kelompok, permainannya berupa Candle Guard ataupun lainnya. Sesi recresational outbound berakhir pada pukul 17.00. 

Dan, pada malam harinya di jam 19.30, para peserta akan berkumpul di aula untuk mengikuti kegiatan performence. Kegiatan ini berupa hiburan yang dilakukan oleh para peserta untuk peserta, aktifitasnya dapat berupa pertunjukan, musik, atau acara hiburan lainnya yang dirancang untuk memberikan hiburan dan relaksasi. Sesi ini akan berakhir sebelum tengah malam.

Pada keesokan harinya sekitar jam 07.00, kegiatan hari kedua akan dimulai dengan energizer. Energizer merupakan aktifitas singkat yang dirancang untuk memberikan semangat dan membangkitkan energi peserta dengan cara melakukan gerakan fisik ringan, atau aktivitas menyenangkan yang dapat memicu tawa dan interaksi antar peserta.

Setelahnya, peserta akan menikmati suasana pagi menjelang siang di Pondok Kapilih sampai tibanya waktu kepulangan. Namun, ada pilihan kegiatan pada hari kedua berbasis adventure yaitu Rafting. Aktifitas rafting merupakan pengarungan dengan menggunakan perahu di sungai Cisadane yang diperlengkapi dengan peralatan keselamatan seperti helm, jaket pelampung, dan dayung, serta akan didampingi oleh pemandu yang ahli dibidang arung jeram.

Rafting (additional)

Merupakan aktifitas pengarungan jeram riam di sungai Cisadane dengan menggunakan perahu raft, titik luncur pengarungan (Put in) di Highland Adventure Rafting, mengarungi arus sungai yang berjeram sepanjang 8 kilometer, include nya adalah :

– Peminjaman peralatan rafting
– Transfortasi lokal
– Makan siang dan snack break
– Kelapa muda
– Guide / Pemandu

Harga Paket : Rp. 275.000,- per orang

Overview Pondok Kapilih

Pondok Kapilih berada dikaki Gunung Pangrango, di Pancawati, Kecamatan Caringin, Kabupaten Bogor dengan suguhan view sunset dan gunung salak, Pondok Kapilih hadir guna menfasilitasi kegiatan gathering, meeting, outing ataupun outbound dan lainnya.

LOKASI : PANCAWATI
AKOMODASI : – Bungalow
– Villa
– Resort
– Barak
– Camping Ground
– Kopi NoYa
FASILITAS EVENT  :  Fullboard
    – Room Resort (Twin Share)
– Lapangan kegiatan
– Meeting Room / Aula
– Sound system
– Screen & Infocus
KONSUMSI : – Breakfast
– 2 times of Coffee Break
– Lunch
– Dinner

Paket Alternatif

NOMOR : GTHC-2D1N.24
JENIS : Gathering++
DURASI : 2D1N
FAS. PROGRAM  : Outbound 1 Hari
Adventure (trekking)
Peralatan Kegiatan
Banner kegiatan (standar)
Medical support
Dokumentasi Photo
Tiket wisata CP + asuransi
FAS. AKOMODASI : Tenda set
Bed set
Flyshet set
Lapangan kegiatan
Sound system
Banner
Api unggun
Breakfast
2x coffee Break
2x time Lunch
Dinner
Harga/orang : Rp. 698.000,-

LOKASI : Highland Camp

Adalah tempat gathering dan outing berbasis petualangan yang menjadi aktivitas utamanya. Kawasan yang berada dalam hutan pegunungan bawah pada ketinggian 949-1086 mdpl  ini menyuguhkan keindahan lanskap buatan yang hadir diantara pesona lanskap alam dengan tenda sebagai tempat menginapnya. 

Rundown

Kegiatan gathering di Highland Camp dengan tema ‘Grow together with harmony‘ (untuk di diskusikan) ini terbagi dalam 3 sesi, yaitu sesi outbound dan performance yang dilakukan pada hari pertama, serta sesi adventure berupa trekking hutan dan wisata air terjun di hari kedua.

tempat gathering di sentul
outdoor training
Outbound TTeam Building Activities
outbound di puncak bogor
team building activities

Hari Pertama

Jam Kegiatan Keterangan
  Peserta tiba 
Highland camp®		 Perkiraan kedatangan sekitar jam 08.30
09.00 Opening   
09.30 Ice breaking   
10.00  Games simulasi  
12.00  ISHOMA  
13.00  Lanjutan Game Simulasi  
14.00  Games Kompetisi  
15.30  Final Project dan review  
16.00 Istirahat Bersih diri, Ishoma, dan menikmati senja
19.00 Acara malam
(api unggun)		 Performence yang dilakukan oleh peserta untuk peserta
22.00 Istirahat Ditenda

Hari Kedua

Jam Kegiatan Keterangan
06.00 Energizer  
07.00 Breakfast  
08.00 Ice breaking   
08.30 Trekking dan wisata air terjun  
12.00  ISHOMA  
13.00  Closing dan Do’a  
13.30  Sayonara  
Hexs Indonesia
Lembaga Training di Indonesia

PENUTUP

Program kegiatan yang kami buat diatas bersifat fleksibel dengan batasan-batasan yang akan ditetapkan dan disetujui oleh para pihak. Sangat besar harapan kami agar desain program ini dapat diterima pimpinan PT ___________  yang selanjutnya diaplikasikan pada saat pelaksanaannya nanti.

Kami Highland Experience Indonesia mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan dan kepercayaan yang diberikan oleh bapak/ibu ________ guna merencanakan program gathering bersama HEXs Indonesia sebagai media guna meningkatkan kerjasama dan kebersamaan di Pondok Kapilih Pancawati ataupun di Highland Camp.

Demikianlah usulan kegiatan ini kami dibuat, terimakasih.

Langkah awal yang sangat vital dalam merencanakan event gathering perusahaan ataupun outing kantor adalah menentukan venue dan penyelenggara-nya, karena kedua hal tersebut akan mempengaruhi konsep event, program dan pembiayaan.